סמכות, אחריות ומחויבות בארגון

סמכות, אחריות ומחויבות הן מילים המלוות אותנו בתוך סבך חיינו הארגוניים כחלק משגרת הניהול ברמה היום יומית. למרות שנראה שהכל ברור ולכולם, מתברר שלא תמיד זה כך, פעמים רבות מידי ובדרגים הגבוהים ביותר, מתברר שדווקא סוגיות בסיסיות אלו יכולות להיות מכשול לאינטראקציות ניהוליות רבות ולפגוע מהותית ומשמעותית בתפקוד הארגון. על רקע מפגש עם מקרים רבים מידי של כגון אלו וכדי לסייע ביצירת חוסן ובריאות ארגונית, נכתב מאמר קצר זה.

סמכות מגדירה את ההיררכיה בארגון ומלמדת מי רשאי להחליט על מה. מן הסמכות נגזרת האחריות. במסגרת ההרשאה להחליט על נושא מסוים, מוגדרת גם האחריות שכוללת את טווח הפעולה של הסמכות שניתנה במסגרת הגדרת תפקיד. מי שמקבל סמכות, אחראי לכל הפעולות והתוצאות שבטווח שהוגדר לו במסגרת תפקידו. סמכות מגדירה מי יכול להחליט מה על מי, ואחריות מגדירה מי עושה מה עם מי.

האצלת סמכויות היא מצב שבו מי שבידו הסמכות להחליט, מעביר סמכות זו לכפוף לו. לא ניתן להאציל סמכות בלי להאציל אחריות ויחד עם זאת, האצלת סמכויות אינה פוטרת את המאציל מהאחריות לתוצאות של מי שהועברה אליו הסמכות. האצלת סמכויות מאפשרת דרישה ומתן דין וחשבון מהמואצל למאציל, אך היא אינה פוטרת את המאציל מאחריותו למתן דין וחשבון באותו נושא עצמו לגוף לו הוא כפוף.

הדרך הבטוחה "לשחרר" ולהאציל סמכות ואחריות בביטחון לכפופים היא באמצעות הכשרה ראויה והבטחת היכולת של מקבל הסמכות לקבל אותה, ובהגדרת תפקיד ותוצאות מצופות ברורות ובהירות המאפשרות מעקב ובקרת הישגים צמודה של המאציל על התהליכים שהוא "משחרר". בקרת ההישגים תהיה מהודקת יותר בהתחלה ורופפת יותר ככל שיגבר האמון והביטחון בממלא התפקיד.

מחויבות המואצל לדרישות התפקיד ולתוצאות היא התנאי הבסיסי להאצלת סמכויות בכך שהיא זו המאפשרת לאורך זמן הגברת האמון והביטחון של המאציל. השביל הבטוח להאצלת סמכויות אם כן הוא הגדרת מנדט פעולה ברור ובהיר למואצל, מנדט הכולל גם הגדרת תפקיד וגם הגדרת הישגים נדרשים ברמה המאפשרת בקרה של ההישגים ותיקונם כל שיידרש.

הגדרת תפקיד במסגרת האצלת סמכויות המנוסחת כמנדט לפעולה רצוי שתכלול הגדרת ייעוד התפקיד, הגדרת תחומי סמכות ואחריות והגדרת הישגים נדרשים במונחים של מדדי ביצוע ולוחות זמנים למעקב, בקרה ושיפור. בהוספת ההישגים הנדרשים להגדרת התפקיד הופכת המחויבות של העובד ממחויבות לתפקיד למחויבות לתוצאות.

הגדרת מנדט לפעולה רצוי שינוסח בדיאלוג בין המאציל למואצל ובכל מקרה צריך שיאושר בפורום הניהול הרלוונטי.